No son pocas veces que se tienen dudas de la real necesidad de la cantidad de personal para una farmacia-droguería y es que los ritmos de trabajo son muy diferentes por días, por momentos pasando del "aburrimiento" absoluto al ahogo total por congestión de tareas a cumplir. Igualmente, he sentido que al no haber claridad en las funciones y responsabilidades los errores o los éxitos quedan en nadie o en todos.
Una buena planificación, organización del trabajo sin duda ayuda a racionalizar gastos en personal, control de tareas y clara responsabilidad en las funciones de cada quién y en cada momento. Los toderos deben de desaparecer pero debe fortalecerse el trabajo en equipo. Se hace necesario un reparto de tareas, responsabilidades e incentivos por el trabajo bien hecho. Esto es lo que se llama en la nueva administración, EL TRABAJO O DIRECCIÓN POR OBJETIVOS.
El trabajo por objetivos tiene tres momentos:
I MOMENTO: EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN O FUNCIONES
● Definición de todas las tareas que se realizan en la farmacia (pedidos, recetas, dispensación, almacén, etc.).
● De existir tareas complejas, se debe hacer tener el proceso o procedimiento claramente descrito para ejecutarlas (incluso con un flujograma o ruta crítica que lo ilustre).
● Luego jerarquizar la importancia de cada tarea (1 prioridad máxima, 3 prioridad mínima), para evitar que, en momentos de duda, queden sin hacer los trabajos más importantes.
● Definir la frecuencia de realización de cada tarea (diaria, semanal, mensual) y el horario ideal o necesario para ejecutarla (evitando que haya momentos en que el personal esté inactivo).
● Identificar los puntos críticos de cada tarea. por ejemplo, en la recepción de pedidos serán los descuadres de stock, en las recetas puede ser el número de devoluciones o en los pedidos el número de faltas o el índice de rotación.
II MOMENTO: REPARTO DE LAS TAREAS Y FUNCIONES
● Desde el conocimiento del perfil de los empleados (conocer los puntos fuertes de cada uno), asignar responsabilidades para cada tarea. Siempre debe haber un primer responsable y un segundo responsable (de manera que siempre haya una persona que lo realice).
● Definir y explicar a cada responsable los procesos, importancia y frecuencia de cada tarea.
● Definir objetivos a lograr desde los puntos críticos anteriormente identificados.
III MOMENTO: MOTIVACIÓN AL TRABAJADOR CON SUS RESPONSABILIDADES
● Tener un plan de incentivos que premien la calidad de trabajo que ya se puede medir. Este incentivo puede rondar un 5-10% del salario fijo del trabajador.
● Mantener informados y con seguimiento al equipo, de manera que conozcan lo que se espera de ellos y si lo están haciendo bien:
– con reuniones mensuales que analicen el trabajo realizado.
– haciéndoles sentir que su trabajo es imprescindible para la evolución de la farmacia.
TIPS
● Definir por escrito el Manual de Organización interno de la farmacia.
● Nombrar responsables para cada trabajo y puntos de control de la eficacia de su ejecución.
● Motivación del personal.
Damos a conocer a la comunidad de Regentes de Farmacia la asociación educativa, ESCUELA DE ESTUDIOS FARMACÉUTICOS (ESEF). Esta entidad consta de un grupo de profesionales farmacéuticos dedicados a la actividad privada y académica que pretende trasladar la significativa e importante experiencia laboral en el diseño y entrega de programas educativos de calidad a la comunidad de profesionales de la farmacia. Para mayor información ver ESEF.
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