[El presente texto parte de un texto de Luis de la Fuente, director de Mediformplus con ajustes personales para los propósitos de este blog.]
Administrativamente una buena respuesta gerencial ante el stock permite reducir los niveles de existencias sin dejar a un lado la calidad del servicio.
La experiencia, la de otros que si llevan años de exitosa labor profesional afirman que el stock se mide por el coeficiente de rotación anual, que es el número de veces que se ha vendido el stock medio de la farmacia en un año o del número de vueltas al stock.
Un stock de baja rotación, es poco rentable porque debe ser financiado (es el caso cuando se paga la factura antes de vender el producto), el dinero está invertido en el almacén.
Un stock de alta rotación, puede ser poco rentable por las faltas constantes en la farmacia, provocando una mala imagen ante el cliente y pérdida de ventas.
Los estudios sugieren que el coeficiente de rotación de una farmacia debe ser superior a 7 y tender a 10, pero cada tipo de farmacia, por su ubicación, horario y porcentaje de venta libre es un mundo aparte.
Una gestión eficaz de un stock de una farmacia está muy relacionada con:
1. la capacidad de compra de la farmacia,
2. el vencimiento de la factura del producto comprado,
3. el conocimiento de la demanda de cada medicamento o insumo,
4. el tipo de producto comprado (de marca o genérico) y su proveedor , por último,
5. la proporcionalidad entre el precio de coste y el volumen de la compra.
Como se ha afirmado cada farmacia-droguería es diferente por múltiples razones. En unos casos tienen un servicio de sus proveedores muy ágil y con capacidad de respuesta inmediata en el mismo día, en otros casos hay ciclos de respuesta más demorados que llegan a días por estar los laboratorios de esos medicamentos en otros países. Estas diferencias implican estrategias diferentes del Regente de Farmacia y tener estilos de planificación de su stock muy distintos unos de otros.
Para optimizar las compras y la rentabilidad del inventario, es necesario realizar dos acciones previas:
1. Clasificar los productos en ABCD:
• Los artículos A son los que más se venden, al menos una unidad al día. Normalmente son entre 50 y 100 productos.
• Los artículos B tienen rotación y rentabilidad intermedias, se venden al menos uno cada 15 días. Junto con los artículos A, suponen el 65% de las ventas y el 15% de los productos.
• Los artículos C tienen muy baja rotación –se venden entre 15 y una unidad al año o cada 6 meses– y suponen el 30% de las ventas y el 75% del número de referencias.
• Los artículos D se venden menos de una unidad al año. Idealmente no debería haber ninguno.
2. Establecer máximos y mínimos de stock.
• Los artículos A deben tener un mínimo de stock que suponga el doble de unidades que el tiempo en días que nuestro proveedor tarda en hacer la entrega de un pedido; y un máximo a estudiar en cada caso dependiendo de las condiciones de compra y el vencimiento de la factura.
• Los artículos B deben tener un mínimo de stock que suponga una unidad más que el tiempo en días que nuestro proveedor tarda en hacer la entrega de un pedido y un máximo del doble del mínimo.
• Los artículos C deben tener un mínimo de stock de 0 y un máximo de 1.
• Los artículos D deben tener un stock de 0 y pedir bajo demanda del cliente.
Cuando se analiza el inventario de una farmacia bajo estos parámetros, normalmente nos percatamos que los stock sobrantes superan el 20% de los ideales, lo que, en términos económicos es algo significativo.
Los productos de parafarmacia y genéricos, en muchas ocasiones tienen un precio poco competitivo con el distribuidor, por lo que conviene hacer el pedido de forma directa al laboratorio. Para estos casos, se recomienda que el Regente de Farmacia tome en cuenta:
• Seleccionar las categorías de productos más importantes de la farmacia (en función del cliente) y a partir de éstas, las marcas y/o productos fundamentales que aportan la máxima rentabilidad. No hace falta tener de todo.
• Es más rentable tener una selección de marcas y productos e invertir en la formación del personal que le capacite para justificar la compra de un producto, que tener de todo.
• En ocasiones, el ahorro que supone la compra directa de algunos productos, valorado en términos de gestión de stock (tiempo de recepción adicional y tamaño del almacén), es mínimo con respecto al «inferior margen del mayorista» (sobre todo si tenemos en cuenta que la distribución aplica unos baremos para valorar el descuento basados en las compras totales).
CLAVES
• Selección de proveedores en base al servicio, precio y seguridad.
• Tener una buena clasificación ABCD de productos.
• Tener máximos y mínimos de compras y stock para cada referencia.
• Invertir en formación del personal para justificar la venta de los productos que se quieren potenciar.
• Plantearse que el mayor coste no siempre es el precio del producto sino el del tiempo en costo por almacenaje.
• Para realizar una buena gestión de stock es necesario disponer de un programa de gestión adecuado, que permita extraer la información de ventas y stock a Excel.
TF Aura María Portilla Mera
